# CRM-Migrations-Runbook: Excel/CSV → CRM

> Arbeitsvorlage von Midnight Motion. Alle Beispielwerte sind fiktiv. Tragen Sie keine realen Kundendaten in ein öffentlich geteiltes Dokument ein. Diese Vorlage ersetzt keine technische, datenschutzrechtliche oder vertragliche Prüfung.

## Dokumentsteuerung

| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Vorhaben |  |
| Ziel-CRM und Zielorganisation |  |
| Verantwortliche fachlich |  |
| Verantwortliche technisch |  |
| Datenschutz / Aufbewahrung geprüft durch |  |
| Mapping-Version |  |
| Importskript-/Konfigurationsversion |  |
| Geplanter Cutover |  |
| Letzte Freigabe |  |

## 1. Quelleninventar

| Quelle / Datei | Speicherort | Eigentümer | Objekte / Tabellen | Zeitraum | Änderungsfrequenz | Personenbezogene Daten | Umgang nach Cutover |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fiktiv: crm-export-arbeitskopie.xlsx | Interner Projektordner | Vertrieb | Unternehmen, Kontakte, Vorgänge | 2022–2026 | täglich | Ja | schreibgeschützt archivieren |
|  |  |  |  |  |  |  |  |

## 2. Scope und Nicht-Ziele

### Wird migriert

- [ ] Unternehmen
- [ ] Kontakte
- [ ] Verkaufschancen / Vorgänge
- [ ] Aktivitäten und Notizen
- [ ] Tickets / Servicefälle
- [ ] Anhänge oder Dokumentreferenzen
- [ ] Weitere eigene Objekte: 

### Wird bewusst nicht migriert

| Objekt / Information | Begründung | Archiv- oder Löschweg | Freigabe durch |
|---|---|---|---|
|  |  |  |  |

### Systemgrenze

| Datenobjekt | Führendes System nach Go-live | Weitere Verbraucher | Einmalimport oder laufender Sync |
|---|---|---|---|
| Unternehmen |  |  |  |
| Kontakte |  |  |  |
| Vorgänge |  |  |  |
| Preise / Konditionen |  |  |  |

## 3. Zielmodell und Beziehungen

| Quellstruktur | Zielobjekt | Beziehung | Primärschlüssel | Fremdschlüssel | Importreihenfolge |
|---|---|---|---|---|---|
|  |  |  |  |  |  |

Offene Modellfragen:

- [ ] Mehrere Kontakte je Unternehmen abgebildet
- [ ] Mehrere Standorte oder Organisationseinheiten geklärt
- [ ] Vorgänge, Aktivitäten und Notizen behalten ihren Bezug
- [ ] Mehrfachzuordnungen und Sonderrollen beschrieben
- [ ] IDs bleiben auch bei Namens- oder E-Mail-Änderungen stabil

## 4. Dubletten- und Survivorship-Regeln

| Objekt | Match-Regel | Konfliktregel: Welcher Wert gewinnt? | Unsicherer Treffer | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|
| Unternehmen |  |  | manuelle Klärungsliste |  |
| Kontakt |  |  | manuelle Klärungsliste |  |

Formatregeln:

- Datum und Zeitzone: 
- Telefonnummern: 
- Länder und Regionen: 
- Leere Pflichtfelder: 
- Freitext und Sonderzeichen: 
- Ungültige beziehungsweise ausgeschlossene Datensätze: 

## 5. Feld- und Wertemapping

Verwenden Sie ergänzend die CSV-Vorlage `crm-migration-feldmapping-vorlage.csv`.

Freigabepunkte:

- [ ] Jede relevante Quellspalte besitzt Ziel, Archivweg oder begründeten Ausschluss
- [ ] Status- und Auswahllisten sind als Wertetabelle dokumentiert
- [ ] Transformationen sind reproduzierbar und versioniert
- [ ] Kritische Felder besitzen eine konkrete Abnahmeregel
- [ ] Mapping ist fachlich und technisch geprüft

## 6. Pilotimport-Protokoll

| Pilot-ID | Datum | Quellsnapshot | Mapping-Version | Zielumgebung | Datensätze | Fehler | Manuelle Korrekturen | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|---:|---:|---:|---|
| PILOT-001 |  |  |  | Test |  |  |  |  |

Der Pilot enthält mindestens:

- [ ] normale Datensätze
- [ ] Dubletten und ähnliche Schreibweisen
- [ ] mehrere Kontakte je Unternehmen
- [ ] fehlende Werte und ungültige Formate
- [ ] Sonderzeichen und lange Notizen
- [ ] ungewöhnliche Beziehungen
- [ ] ausgeschlossene beziehungsweise zu archivierende Daten
- [ ] erneuten Import zur Prüfung von Duplikatschutz oder Idempotenz

## 7. Validierung und Freigabe

### Mengen

| Objekt | Quelle | bewusst ausgeschlossen | Fehler / Quarantäne | Ziel | Bilanz erklärt |
|---|---:|---:|---:|---:|---|
| Unternehmen |  |  |  |  |  |
| Kontakte |  |  |  |  |  |
| Vorgänge |  |  |  |  |  |

### Qualität

- [ ] kritische Feldwerte und Transformationen geprüft
- [ ] Objektbeziehungen geprüft
- [ ] Berechtigungen mit repräsentativen Rollen geprüft
- [ ] Suche, Filter und Reports geprüft
- [ ] reale tägliche Arbeitsfälle durch Fachanwender geprüft
- [ ] bekannte Restpunkte dokumentiert und akzeptiert

Freigabe fachlich: 

Freigabe technisch: 

Freigabe Datenschutz / Aufbewahrung, soweit erforderlich: 

## 8. Cutover, Rückfall und Altbestand

### Ablauf

| Zeitpunkt | Aktion | Verantwortlich | Nachweis / Kontrollpunkt |
|---|---|---|---|
|  | Schreibstopp oder Delta-Snapshot |  |  |
|  | finaler Export und Integritätsprüfung |  |  |
|  | produktiver Import |  |  |
|  | Mengen- und Fehlerprüfung |  |  |
|  | fachliche Stichprobe |  |  |
|  | Go-/No-Go-Entscheidung |  |  |
|  | Nutzerkommunikation |  |  |

### Go-Kriterien

- [ ] Pflichtobjekte vollständig im vereinbarten Scope
- [ ] kritische Beziehungen und Felder geprüft
- [ ] Fehlerquote und bekannte Restpunkte akzeptiert
- [ ] Kernarbeitsfälle funktionieren
- [ ] Verantwortliche für Hypercare und Fehlerklärung benannt

### No-Go- und Rückfallweg

Auslöser für No-Go: 

Entscheidungsbefugnis: 

Technischer Rückfallweg: 

Kommunikation bei Rückfall: 

### Alte Excel-/CSV-Bestände

- [ ] Schreibrechte nach Cutover entzogen
- [ ] Archivspeicherort und Aufbewahrungsfrist festgelegt
- [ ] Zugriffsberechtigung dokumentiert
- [ ] Löschzeitpunkt beziehungsweise erneute Prüfung terminiert

## Nach dem Go-live

- [ ] Fehler- und Dublettenmonitoring für die vereinbarte Hypercare-Phase
- [ ] offene Datensätze mit Fachbereich geklärt
- [ ] Delta-Import beziehungsweise laufende Integration geprüft
- [ ] Mapping, Runbook und Importversion archiviert
- [ ] Betriebshandbuch und Verantwortlichkeiten übergeben

Weiterführende Arbeitswege:

- CRM-Anforderungen: https://midnightmotion.studio/tools/crm-anforderungskatalog
- Excel-Ablösung einordnen: https://midnightmotion.studio/tools/excel-abloesen-rechner
- Individuelles CRM prüfen: https://midnightmotion.studio/crm-system-entwickeln-lassen
- API-Integration briefen: https://midnightmotion.studio/tools/api-integrations-briefing